Jämföra offerter från marknadsföringsbyråer: så läser du 2 förslag som inte liknar varandra

Jämföra offerter: lägg båda förslagen mot samma 8 steg

Varje ny patient som kommer från en annons går igenom samma 8 steg. Ett förslag är listan över stegen som byrån tar på sig och resten ligger kvar hos dig.

Gå igenom varje förslag och markera varje steg som tydligt, vagt eller saknat. Tydligt betyder en person, en tid eller en siffra och vagt betyder ett löfte utan någon av dem.

De flesta förslag tar också upp SEO, en webbplats, inlägg i sociala medier och recensioner. Lägg varje rad under steget den hör till, oftast annonserna eller landningssidan och markera den som tydlig bara när förslaget kopplar den till bokade konsultationer.

Stegen som förslaget lämnar kvar görs ändå, i receptionen

Ett förslag som slutar vid klicket lämnar steg 4 till 7 till dig. Någon på kliniken måste svara, kvalificera, boka och påminna, oftast samma personer som tar emot patienterna.

Hos tandklinikerna vi jobbar med får en ny patientförfrågan ett sms på under 5 minuter, 7 dagar i veckan och sedan följer en människa upp. Hinner receptionen redan inte med, ger ett förslag som bara lägger till fler leads dig fler samtal att ringa tillbaka, men inte en timme mer att göra det på.

Räkna kostnaden per bokad konsultation för båda förslagen

Månadsarvodet säger vad förslaget kostar, men inget om vad varje bokning kostar. Lägg ihop arvodet och annonsbudgeten för en månad och dela med antalet konsultationer som förslaget bokar. Innan du skriver på är antalet byråns prognos, så be om det skriftligt, med vad byrån bokade åt en liknande klinik förra månaden.

Ett räkneexempel, inte ett kundresultat och inte vårt pris. Förslag A kostar 10 000 kr i månaden plus 15 000 kr i annonser och skickar leadsen till din inkorg. Receptionen bokar 12 av dem: 2 083 kr per bokad konsultation, innan någon har räknat personalens tid.

Förslag B kostar 25 000 kr plus samma 15 000 kr i annonser, svarar på varje förfrågan och bokar in i din kalender. Det bokar 30: 1 333 kr per bokad konsultation.

Det kan slå åt båda hållen. Bokar receptionen 25 av A:s leads kostar A 1 000 kr per bokning och vinner. Du vet först när båda är räknade på samma sätt och sedan en gång till per genomfört besök, eftersom en bokning som aldrig blir av kostar samma arvode.

Ställ samma 8 frågor till båda byråerna, skriftligt

Ett förslag visar vad byrån vill sälja. Skriftliga svar på samma 8 frågor visar hur varje byrå jobbar, sida vid sida:

1. Vad räknas som en kvalificerad konsultation och vem avgör det?
2. Vad räknas som en bokning: en tid i vår kalender eller ett formulär i er inkorg?
3. Hur stor andel av nya förfrågningar fick ett första svar inom 5 minuter förra månaden?
4. Vem skickar det första svaret: en människa, ett sms eller ett samtal?
5. Hur minskar ni uteblivna besök och vem bokar om ett missat besök?
6. Hur kommer en bokning in i vår kalender och vilka anteckningar följer med?
7. Kan er rapport följa en annons till bokade och genomförda konsultationer?
8. Kan ni dela upp leads, kvalificerade leads, bokningar, besök som blev av och genomförda konsultationer, månad för månad?

Ett svar på fråga 3 eller 7 utan en siffra räknas som vagt.

Vem som äger annonskontona och vart annonsbudgeten tar vägen

Kontrollen följer den som skapade kontot. I Google Ads har ett kundkonto en enda ägare och skapar byrån kontot från sitt förvaltarkonto blir byrån ägare automatiskt. En administratör i kundkontot kan alltid koppla bort byrån, så se till att någon på kliniken har administratörsåtkomst (Google Ads hjälp).

Hos Meta kan ett annonskonto bara tillhöra en företagsportfolio, så ett konto som skapas i byråns portfolio är byråns (Metas hjälpcenter för företag). Be båda byråerna skapa kontona i klinikens egen företagsportfolio och arbeta i dem som partner.

Google kräver att en byrå som tar ett förvaltningsarvode talar om det skriftligt före första köpet och på varje faktura och att den redovisar exakt vad Google tog betalt, utan byråns avgift (Googles krav på transparens). Ett förslag med en enda klumpsumma döljer hur mycket som når annonserna.

Hos oss tillhör annonskontona och CRM:et med dina patientkonversationer kliniken och de följer med dig om du slutar.

Patientdata och annonser: kliniken svarar för båda

Be om personuppgiftsbiträdesavtalet innan något startar och fråga vilka personuppgifter byrån använder. En byrå som hanterar personuppgifter åt kliniken är ett personuppgiftsbiträde. IMY skriver att "Ett PUB-⁠avtal behövs alltså när en extern part hanterar personuppgifter för den personuppgiftsansvarigas räkning". Myndigheten tar själv ett exempel som liknar en byrå: "Ett marknadsföringsföretag skickar på uppdrag av en frisörkedja reklam till frisörkedjans kunder." (IMY).

För en vårdgivare är ansvaret tydligt: "Ni som vårdgivare är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som ni utför" (IMY, för vårdgivare).

Spårningsverktyg räknas också: 2024 fick Apoteket och Apohem sanktionsavgifter på 37 respektive 8 miljoner kronor för att ha fört över personuppgifter till Meta via Meta-⁠pixeln (IMY). Apohem har överklagat till kammarrätten.

Klinikens namn står på varje annons. Enligt marknadsföringslagen ska det "tydligt framgå vem som svarar för marknadsföringen" (9 §).

Ett förbud kan riktas även mot den som "väsentligt har bidragit till marknadsföringen" (23 §). Kliniken kan också få betala marknadsstörningsavgift om någon som har handlat på dess vägnar uppsåtligen eller av oaktsamhet har brutit mot vissa av lagens regler (29 §).

Tandläkarförbundets etiska riktlinjer säger att tandläkaren ska marknadsföra sig "på ett korrekt, sakligt och respektfullt sätt" (Sveriges Tandläkarförbund). Be byrån skriva in i offerten vem som godkänner varje annons mot de här reglerna.

En offert till en tandklinik behöver 3 rader till

En allmän byrå kan köra annonser för en tandläkare som för en bilhandlare. Ett förslag till en tandklinik behöver 3 rader till.

Resultat per behandling. En implantatkonsultation och en undersökning är värda olika mycket, så be om bokningarna räknade per behandling, både i rapporten och i priset per bokning.

Sam, som äger Gamla Staden Tandvård, finns med i en av våra 3 kundfilmer.

Delbetalning i kvalificeringen. Den amerikanska tandläkarföreningen ADA konstaterar att patienter som inte har budgeterat för behandlingen kan skjuta upp den eller tacka nej. Möjligheten att dela upp betalningen gör ofta att fler tackar ja (ADA). För implantat och tandreglering ska förslaget säga var frågan om delbetalning kommer upp: på sidan eller i första svaret.

Receptionens kapacitet. Fråga vem som svarar när 30 nya konsultationer bokas in på en månad och vad som händer när receptionen är upptagen med en patient.

När det smalare förslaget är rätt köp för kliniken

Svarar receptionen redan inom minuter, bokar med anteckningar och påminner varje patient, är steg 4 till 7 redan täckta. Då kan ett förslag för steg 1 till 3 vara det bättre köpet och jämförelsen handlar om annonserna, filmen och rapporten.

Det är också underlaget att ta med till båda byråerna: visa dina svarstider och dina bokningssiffror och fråga vad varje förslag lägger till.

Vilka byråer som ska få lämna förslag väljer du med de 7 testen för en marknadsföringsbyrå för kliniker. Räkningen bakom kostnad per bokning hittar du i varför kostnad per lead är fel siffra att styra på.